"Implementación SI para controlar los préstamos y consultas del material de una Biblioteca"

MARCO TEORICO

 

Los fundamentos y principios de los seres humanos, se basan en conocimientos adquiridos por sus propias experiencias, la educación es el reflejo de estos conocimientos, la preparación teórica prepara a las personas para el manejo de las situaciones practicas que se presentan a lo largo de su vida diaria, el desarrollo adecuado de una sociedad depende de una educación optima de todos los individuos que en ella se desenvuelven, por tal motivo es importante el poder contar con poderosas fuentes de información que permitan promover a los individuos (Adultos, jóvenes y niños), a profundizar sus conocimientos e intereses dentro de dicha sociedad.

El recinto sagrado que guarda dentro de su seno, los valores textuales de la sabiduría adquirida por los seres humanos durante su evolución, esta casa de enseñanza es la fuente de conocimientos a la que todos los individuos deben tener acceso de forma adecuada esa es la biblioteca, fundamentada en la condición inalterable de su sabiduría, es un órgano vital que alimenta las mentes de todos aquellos interesados en adquirir conocimientos, refrescar sus ideas, aclarar dudas y hasta despejar sus mentas para tomar decisiones seguras que permitan reflejar en sus acciones las bondades sutil mente selladas por una ayuda elemental constituida por este núcleo de certezas bien fundadas, indistinto entre razas, sexo, estatus en la sociedad, lenguaje o inclinación religiosa.

La verdadera importancia que la biblioteca representa, es reflejada por la calidad del material que posee, partiendo de los conocimientos antiguos, sus evoluciones y actualidad, en cada una de las ramas enseñadas en la institución. Cada biblioteca cuenta con una persona encargada de la organización de todo el material bibliográfico que en ella se encuentra, atender al personal interesado en la investigación y agenda de préstamos del material.

Las bibliotecas actualmente, tiene como objetivo básico satisfacer las necesidades de información a sus usuarios profesores y alumnos,  quienes pueden tener acceso a todo el material bibliográfico presente en la biblioteca, teniendo en cuenta que el usuario no podrá extraer fuera del recinto los libros solicitados, todos los estudiantes pertenecientes a la institución deben presentar el carnet vigente para poder acceder al material bibliográfico.

Los préstamos se realizan bajo las políticas establecidas por la  institución, lo cual permite a los usuarios de dicha institución solicitar en calidad de préstamo un máximo de dos libros, los ejemplares únicos o de difícil reposición, sólo se podrán consultar en sala o sacar las copias necesarias.

El sistema de préstamo del material bibliográfico de la biblioteca es efectuado de manera manual y la descripción del proceso es la siguiente:

• Los textos se encuentran organizados en estantes, divididos por área (sistemas, economía, matemática, etc.), donde solo el bibliotecario puede acceder a ella.
•  El área de lectura se encuentra aislado de los textos.
• El usuario consulta a los bibliotecarios el libro de interés y estos determinaran si puede o no acceder a el, ya sea porque se encuentra prestado, ocupado o porque solo podrá consultarlo al momento y no llevarlo.
• Para acceder a un texto aun siendo únicamente para consulta se debe presentar el carnet vigente de biblioteca, y se diligencia un formato donde indica: nombre usuario, grado o semestre, titulo del libro, autor, fecha, editorial y código del libro.
• Todos los libros tienen en su parte externa un membrete, donde aparece: titulo del libro, autor, editorial, código del libro, en la parte de la carátula trasera interna, tiene una ficha, la cual se diligencia al momento de prestar el libro, donde se coloca el nombre del usuario y fecha en la que se realizara la entrega; al momento de sacar el libro el carnet queda en manos de ellos junto con la solicitud del préstamo, de manera que hasta que el texto se retorne el carnet será devuelto.
• Cuando el usuario no retorna el libro en el tiempo estipulado, se le generara una multa por los días de la demora, el valor de la multa será indicado por los administrativos de la institución.

De manera que el control llevado con los textos en la institución no es el apropiado, pues el proceso de préstamo se observa en muchos casos lento, puede ocurrir perdida y inseguridad en el manejo de los datos, ineficiencia de la información y exceso de trabajo por parte de los bibliotecarios, en caso de no tomar en cuenta esta problemática la situación podría tornarse critica lo cual traer consecuencias graves como lo seria, perdida de textos por falta de control, incumplimiento de las multas.

La organización de tanta información, requiere estar almacenada de manera segura y de fácil acceso, tal que  tanto los bibliotecarios como los usuarios  puedan determinar si el libro requerido se encuentra o no disponible, tan solo con el ingreso a la Web.

 

FORMULACION

 

Se implementara un sistema de información que permita controlar los préstamos y las consultas del material existente de la biblioteca.

El sistema asignara a cada libro un código que lo hace único mostrando la ubicación de donde se encuentra y si esta o no disponible, el listado de los textos existentes se mostraran organizados alfabéticamente por titulo,

Cuando el usuario localice el texto que necesita y desee reservarlo este deberá marcar la opción “reservar“ para que el sistema identifique que alguien ya lo va a tomar y no se preste a otra persona, cuando el usuario llegue a recogerlo debe diligenciar los datos requeridos en la ficha, tales como nombre del usuario, numero de cedula, dependencia (grado o semestre),código, titulo del libro, autor, código del libro, fecha actual en la que se realizara el préstamo y la firma de la persona que hace el préstamo, es decir, el encargado de la biblioteca, después de realizado este proceso el bibliotecario hace la entrega del texto, dejando consignada la ficha diligenciada por el usuario y la ficha q contiene el libro internamente.

Para controlar a los usuarios y garantizar el retorno seguro, los usuarios de no cumplir con la entrega oportuna del material solicitado, estará sujeto a multas según el número de días de retraso, en cuanto mayor sea el retraso, las multas son monetarias, hasta la suspensión del servicio de biblioteca por una o dos semanas.

 

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

 

Objetivo General

 

Implementar un sistema de información que permita controlar los préstamos y las consultas del material de la biblioteca.

 

Objetivos Específicos

 

1. Investigar que procesos se realizan en diferentes instituciones en cuanto a la prestación del material.
2. Analizar la información recolectada y escoger la que mas se acople al proyecto.
3. Realizar los respectivos Diagramas  de conceptualización, de clases, entidad Relación y casos de uso, apartar de los estándares de la metodología RUP.
4. Implementar un sistema de información orientado a la Web, con la herramienta Visual Studio Net 2008 y motor de base de datos Oracle Express Edition.
5. Optimizar los procesos a los encargados de la biblioteca.
6. Minimizar tiempos al momento de acceder a la información.
7. Instruir al personal encargado del manejo de la herramienta.
8. Aumentar los intereses de los usuarios en cuanto a lo referente a la investigación y lectura.

 

 

JUSTIFICACION

 

 La problemática que se evidencia actualmente en cuanto a la forma como se realiza los prestamos del material en las bibliotecas de forma manual, se torna de manera lenta, insegura, desordenada y con muchos inconvenientes al momento de consultarla, puesto que no genera motivación a los interesados prefiriendo dirigirse a publicaciones de otra clase, la implementación de un sistema que controle dichos prestamos y consultas al material existente, permitiría mejorar en gran forma las actividades vinculadas con el proceso que representa hacer prestamos de libros.

La implementación de dicho sistema representa una evolución notable en el servicio, ya que se cambiara el sistema manual por un sistema integral encargado del almacenamiento y búsqueda de toda la información vinculada en el proceso de prestamos, disminuyendo totalmente la carga que representa para usuarios y personal todo el proceso que se lleva a cabo desde que se busca en el libro hasta que se hace entrega.

 

DELIMITACIÓN

 

Este sistema de información web que permita controlar los préstamos y las consultas del material existente de la biblioteca se realizara bajo los siguientes parámetros:

Los usuarios deben registrarse para acceder al préstamo de los materiales de la biblioteca

El historial o fichas del material de la biblioteca deberán contener como minino un código, título, autor, edición, fecha actual en la que se realizara el préstamo

El sistema permitirá la reservación de artículos atreves de la web a los usuarios

El sistema permitirá multas monetarias por demora en la entrega del material de la biblioteca o mal uso del mismo o se suspenderá el servicio de biblioteca por una o dos semanas.